Bij VXhome staat klanttevredenheid centraal. Wij streven ernaar om elk probleem of elke klacht op een snelle, transparante en zorgvuldige manier op te lossen. Met deze klachtenregeling bieden wij een overzicht van hoe klanten klachten kunnen indienen en hoe deze worden afgehandeld.

Het doel van de klachtenregeling van VXhome is om een gestroomlijnd proces te bieden voor klanten die ontevreden zijn over een product, dienst of de afhandeling van een overeenkomst. Door een duidelijke structuur te bieden, verzekeren wij dat klachten op de juiste manier worden behandeld, met oog op het verbeteren van onze dienstverlening en het waarborgen van klanttevredenheid.

Klanten kunnen klachten over producten, diensten of communicatie met VXhome indienen via de volgende stappen:

• Contact opnemen: Klachten dienen in eerste instantie te worden gemeld via onze klantenservice. Dit kan telefonisch, per e-mail of via ons contactformulier op de
website.
• Vereisten voor de klacht: Om een klacht correct in behandeling te kunnen nemen, vragen wij klanten om:

- De aard van de klacht duidelijk te omschrijven.
- Eventuele relevante details te verstrekken, zoals ordernummer, productinformatie, datum van aankoop en een beschrijving van het
probleem. Indien mogelijk foto's, video's of ander bewijs bij te voegen dat helpt om de klacht beter te beoordelen.

Wanneer een klacht bij ons binnenkomt, sturen wij de klant een bevestiging van ontvangst. Hierin staan:

• De datum waarop de klacht is ingediend.

• Een uniek referentienummer voor de klacht, zodat de klant de voortgang kan volgen.

• Een eerste inschatting van de tijd die nodig is om de klacht te onderzoeken.

Wij streven ernaar om binnen 14 kalenderdagen na ontvangst een inhoudelijke reactie te geven. Indien dit niet mogelijk is door bijvoorbeeld een complex onderzoek, ontvangt de klant binnen dezelfde termijn een update over de status van de klacht en een indicatie van de verdere afhandelingstijd.

Een klacht wordt door onze medewerkers zorgvuldig onderzocht. Het proces omvat de volgende stappen:

• Onderzoek: Onze medewerkers analyseren de klacht en onderzoeken alle relevante feiten.

• Communicatie: Indien nodig nemen wij contact op met de klant voor aanvullende informatie.

• Oplossing voorstellen: Op basis van het onderzoek doen wij een passend voorstel om de klacht op te lossen. Dit kan bestaan uit:

- Herstel of vervanging van het product.

- Terugbetaling van het aankoopbedrag (indien van toepassing).

- Een passende compensatie, afhankelijk van de situatie.

Indien de klant niet tevreden is met de geboden oplossing, kan de klacht worden geëscaleerd naar een leidinggevende of manager binnen VXhome. Hierbij wordt de klacht opnieuw beoordeeld, waarbij rekening wordt gehouden met de feedback van de klant.

Wanneer het ondanks inspanningen van beide partijen niet lukt om tot een oplossing te komen, kan de klant het geschil voorleggen aan een onafhankelijke geschillencommissie. Momenteel is VXhome aangesloten bij webwinkelkeurmerk. Nederlandse wetgeving van toepassing is, zoals aangegeven in onze Algemene Voorwaarden.

Wij registreren alle ontvangen klachten in een centraal systeem. Dit omvat informatie over:

• De aard van de klacht.

• De tijd en datum van indiening.

• De ondernomen acties en de uiteindelijke oplossing.

Het doel van deze registratie is om te leren van klachten en patronen te herkennen die kunnen wijzen op structurele verbeterpunten binnen onze organisatie. Regelmatig rapporteren wij intern over klachten om de kwaliteit van onze producten en dienstverlening te waarborgen.

8. Klantgerichte aanpak
Bij VXhome erkennen wij het belang van elke klacht. Wij zien klachten niet als last, maar als een kans om te verbeteren en de tevredenheid van onze klanten verder te verhogen. Ons team is getraind in het empathisch en professioneel omgaan met klachten, zodat elke klant zich gehoord en begrepen voelt.
Bij klachten dient een consument zich allereerst te wenden tot VXhome. Indien de webwinkel is aangesloten bij WebwinkelKeur en bij klachten die niet in onderling overleg opgelost kunnen worden dient de consument zich te wenden tot WebwinkelKeur (www.webwinkelkeur.nl), deze zal gratis bemiddelen. Controleer of deze webwinkel een lopend lidmaatschap heeft via https://www.webwinkelkeur.nl/leden/. Mocht er dan nog niet tot een oplossing gekomen worden, heeft de consument de mogelijkheid om zijn klacht te laten behandelen door de door WebwinkelKeur aangestelde onafhankelijke geschillencommissie, de uitspraak hiervan is bindend en zowel ondernemer als consument stemmen in met deze bindende uitspraak. Aan het voorleggen van een geschil aan deze geschillencommissie zijn kosten verbonden die door de consument betaalt dienen te worden aan de betreffende commissie.

9. Geschillenbemiddeling
Het kan altijd voorkomen dat er iets niet helemaal gaat zoals gepland. We raden u aan om klachten eerst bij ons kenbaar te maken door te mailen naar service@vxhome.nl. Leidt dit niet tot een oplossing, dan is het mogelijk om uw geschil aan te melden voor bemiddeling via WebwinkelKeur via https://www.webwinkelkeur.nl/kennisbank/consumenten/geschil.

Wij behandelen klachten en de bijbehorende informatie met respect voor de privacy van onze klanten. Alle gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het oplossen van de klacht en het verbeteren van onze diensten. Onze privacyverklaring is van toepassing op het klachtenproces.

Om ervoor te zorgen dat een klacht snel en efficiënt wordt afgehandeld, raden wij klanten aan:

• Tijdig contact op te nemen zodra een probleem wordt geconstateerd.

• Alle relevante informatie bij de hand te hebben.

• Geduldig en constructief te blijven tijdens het proces.

VXhome helpt u graag, snel en gedegen.